Grafik Tasarım Birimi İç Müşteri Çalışma Prosedürü
ANA ESASLAR
1. Grafik Tasarım Birimi, sadece İstanbul Arel Üniversitesi bölümlerinden / programlarından, kayıtlı öğrenci topluluklarından ve diğer birimlerinden gelen grafik tasarım taleplerini kabul edebilir.
2. Grafik Tasarım Birimi’ne tüm talepler, yazılı olarak Grafik Talep Formu (Form No: F-63.00.00.PAZ-001) ile yapılır. Birkaç parçadan oluşan bir grafik tasarım çalışması talep ediliyorsa, her parça için ayrı bir form doldurulmalıdır.
3. Grafik Talep Formu doğru ve eksiksiz doldurulmalıdır. Yanlış / eksik bilgi verilmesi, gecikmelere neden olabilir.
4. Grafik Talep Formu, öncelikle Pazarlama Birim Başkanlığına gönderilir. Grafik Talep Formu’nun geçerli olması için, bağlı bulunan dekan, müdür, daire/merkez/birim başkanı tarafından imzalanmış olması gerekir. Onay işlemleri Pazarlama Birim Başkanlığı tarafından yürütülür.
5. Bir Grafik Talep Formu teslim edildiğinde, talep incelenir ve kabul edilirse Grafik Tasarım Birimi talepte bulunan tarafla iletişime geçerek, yapılacak grafik tasarım çalışması hakkına görüşmek ve bir çalışma programı oluşturmak için randevu verir. Bu randevu sonrasında toplantı yapılır. Bu toplantıda ele alınan tüm içerik, Toplantı Tutanağı (Form No: F-63.00.00.PAZ-002) formuna işlenecek ve bir kopyası imza karşılığı talep eden kişiye teslim edilecektir. İç baskı ile yapılacak olan üretim işleri için toplantı yapılmayacaktır.
6. Bir Grafik Talep Formu’nun teslim edilmesi ve talebin kabul edilmesi, grafik tasarım çalışmasının mutlaka talep edilen tarihte teslim edileceği anlamına gelmez. Grafik Tasarım Birimi, çalışmayı ne zaman teslim edebileceğini talepte bulunan tarafa belirtecektir.
7. Bir grafik tasarım çalışması talebi, çalışmanın tamamlanmasının gerektiği tarikten en az üç hafta önce – mümkünse daha da önce – yapılmalıdır. Kabul edilen talepler, Grafik Tasarım Birimi’nin çalışma takvimine alınır. Lütfen unutmayınız; talep edilen grafik tasarım çalışmasıyla ilgili tüm bilgiler ve metinler tasarımcıya iletilmeden tasarım çalışması başlamaz. Ayrıca, hazırlanan materyallerin basımı için de süre ayrılmalıdır.
8. Grafik Tasarım Birimi ile yaptığınız ilk görüşmeye, grafik tasarım çalışmasında kullanılmasını istediğiniz tüm metinleri, fotoğrafları ve grafikleri getiriniz ve daha fazla metin veya fotoğraf gereksinimine de hazırlıklı olunuz.
9. Grafik tasarım çalışmasında kullanılması istenen metin varsa, metin ilk önce editörler tarafından bütünlük, uygunluk, dil bilgisi, yazım kuralları v.b. açısından kontrol edilerek düzenlenir. Broşürler veya haber bültenleri gibi daha küçük çalışmalar yaklaşık iki haftalık bir metin düzenleme süresi, dergiler gibi orijinal ve uzun metin içeren daha büyük çalışmalar daha uzun bir metin düzenleme süresi gerektirir.
10. Tasarım aşaması çalışmaların çoğunda iki üç hafta alır, dergiler ve diğer büyük çalışmalarda daha uzun zaman alır. Tasarım aşamasında; grafik tasarımcılar üniversite standartlarına uygun tasarım (bu konuda çalışma devam etmektedir, Arel Üniversitesi Kurumsal Tasarım Kitapçığı yapım aşamasındadır) taslakları oluştururlar ve bu taslakları talepte bulunan tarafa da ileterek içerdikleri bilgiler, sayılar, tarihler, iletişim bilgileri v.b. açısından çifte kontrol sağlarlar.
11. Tasarım taslağı size iletildiğinde, yapılmasını istediğiniz değişiklikleri tasarımcıya belirtme olanağınız olur. Tasarım çalışmasının tamamlanma sürecini hızlandırmak için, mümkün olan en kısa zamanda taslağı inceleyerek yapılmasını istediğiniz değişiklikleri belirtiniz. İstediğiniz değişiklikleri kısa zaman içinde belirtmemeniz, tasarımınızın tamamlanarak size teslim edilmesini geciktirebilir. Tasarımın istenen son haline bir kurul karar verecekse ve uzun bir inceleme süresi olacağını tahmin ediyorsanız, tasarım talebinizi yaparken lütfen bu süreyi de hesaba katınız.
12. Son aşama olan basım aşaması, yaklaşık iki hafta alır. Nerede yapıldığından bağımsız olarak, basım için gereken standart süre on iş günüdür.
13. Talep üzerin yapılan her tasarım çalışmasının tüm mali ve içerik sorumluluğunu, talepte bulunan taraf üstlenir. Çalışmada oluşacak tüm maddi hatalar (içerik, yazım hatası vs. talepte bulunan birimin sorumluluğundadır.
14. Bu prosedürde belirlenen sürelerin kısaltılması sadece ACİL durumlarda söz konusu olabilir. Bir talebin ACİL sınıfına alınabilmesi için,
a- “Sağlık”,
b- “Güvenlik”,
c- “Mülkiyetin Korunması” ile ilgili bir durum içermesi gerekir.
Bunların dışındaki diğer durumlarda prosedürde belirlenen süreler geçerli olacaktır.
Not: Tasarım çalışmasının belirlenen tarihte tamamlanıp teslim edilebilmesi, sürecin planlandığı gibi ilerlemesine bağlıdır. Tasarım aşamasındayken içerikte büyük değişiklikler veya eklemeler yapılması, çalışmanın tamamlanmasını geciktirecektir.
Talep ettiğiniz tasarım çalışmasının sorunsuz ve hızlı bir şekilde tamamlanmasına yardımcı olmanız için şunları öneriyoruz.
Talep ettiğiniz tasarım çalışmasıyla ilgili soruları cevaplaması ve / veya bilgileri doğrulaması için aranızdan bir kişiyi belirleyin.
Tasarım taslaklarını incelemekten ve son onayı vermekten aranızdan kimin sorumlu olacağını belirleyin.
Tasarım çalışmasını teslim almak istediğiniz tarihi dikkate alarak, taslakları incelemeniz ve onaylamanız için size yeterli süre tanıyacak bir zaman çizelgesi oluşturun.
Ne Yapmalısınız?
Önceden Plan Yapmalısınız
Örneğin bir etkinlik gerçekleştirecekseniz, gerekecek tanıtım materyallerini ve basılı materyalleri (davetiyeler, broşürler v.b.) önceden planlamalısınız. Talep ettiğiniz çalışmaların tamamlanması için gereken tasarım, onaylama ve basım sürelerini hesaba katmalısınız. Önceden plan yapılması, tasarım aşamasına daha fazla zaman tanır ve böylece daha iyi düşünülmüş ve hedefe yönelik tasarımlar oluşturulmasına yardımcı olur. Ayrıca, tasarım taslaklarının incelenmesi ve onaylanması için de daha fazla zaman tanır. Önceden plan yapılması, genellikle yoğun bir çalışma programı olan Grafik Tasarım Birimi’ne de yardımcı olur.
Doğru ve Eksiksiz Bilgi Sağlamalısınız
Grafik Tasarım Formu’nu doğru ve eksiksiz doldurmalısınız. Tasarım çalışmasında yer almasını istediğiniz içeriği, bilgileri tam olarak belirtmelisiniz.
Hedef Kitlenizi Bilmelisiniz
Bir etkinlik düzenleyenler genellikle, etkinliklerinin hedef kitlesinin “herkes” olmasını isterler. Ancak, gerçekte bu pek mümkün değildir. Etkinliğinizin belirli hedef kitlesini bilmeli ve tanıtım materyallerinizi hazırlarken ve dağıtırken bu hedef kitleyi dikkate almalısınız. Sadece etkinliğinizin olacağı duyurusunu yapmakla kalmamalı, etkinliğinize gelmeleri için insanlara ilgi çekici, ikna edici nedenler de sunmalısınız.
Tasarımda Yer Almasını İstediğiniz Fotoğrafları ve Grafikleri Belirtmelisiniz
Talep ettiğiniz tasarım çalışmasında yer almasını istediğiniz fotoğraflar ve grafikler varsa, Grafik Talep Formu’nda belirtmelisiniz. Fotoğraflar yüksek kalitede olmalıdır. Fotoğrafların çözünürlüğü en az 300 dpi çözünürlükte olmalıdır. Tasarım çalışmasında yer alması için veya etkinliğiniz sırasında fotoğraf çekilmesini istiyorsanız, yüksek kalitede iyi fotoğraflar çekme olanakların sahip olan Halkla İlişkiler Dairesi Basın-Medya Birimi’nden yardım alabilirsiniz. Basın- Medya Birimi’nin çektiği fotoğraflar ayrıca üniversitenin genel tanıtım fotoğraflarına da eklenerek, grubunuz veya etkinliğiniz için daha fazla tanıtım da sağlayacaktır. Tasarım çalışmasında yer almasını istediğiniz grafikler de, en az 300 dpi çözünürlükte olmalıdır. Bunun altında çözünürlüğe sahip fotoğraf ve grafikler baskı için uygun olmayacağından tasarımda kullanılamayacaktır. Tasarım çalışmasında özellikle yer almasını istediğiniz fotoğraflar ve grafikler yoksa grafik tasarımcılar çeşitli ticari kaynaklardan çalışma için uygun olan fotoğrafları ve grafikleri seçeceklerdir. Tasarımcının seçeceği fotoğraflar ve grafikler ile ilgili önerileriniz varsa, lütfen Grafik Talep Formu’nda belirtiniz.
Grafik Tasarım Birimi;
Bir grafik tasarım talebi kabul edildiğinde, basımla sonuçlanan tasarım çalışması sürecinin tümünü yürütür. Her grafik tasarım çalışmasını talep edilene, amaca ve hedef kitleye uygun şekilde hazırlayarak zamanında teslim etmek için çalışır.
